Похоже, в онлайне мы надолго. Скоро сможем отпраздновать первую годовщину. Но как живется здесь некоммерческим организациям, которые раньше делали живые воркшопы и тренинги, устраивали фестивали, летние лагеря и ярмарки?
Опрос показал, что с приходом пандемии НКО волнуют очень схожие проблемы: как вести внутреннюю онлайн-коммуникацию и никого не потерять из коллектива? Или как собрать и мотивировать волонтеров, когда все работают из дома? И самое главное – как из множества цифровых инструментов выбрать наиболее эффективные для решения задач?
ПРООН совместно с Офисом европейской экспертизы и коммуникаций опросили беларуcские НКО – с какими трудностями им пришлось столкнуться во время перехода в онлайн. И на основе ответов, личного опыта и экспертизы создали Руководство для НКО: Как жить и работать в онлайне.
Руководство уже доступно по ссылке. А пока вы его скачиваете, разберем базовые вопросы из жизни удаленки, с которыми столкнулась каждая и каждый из нас. И ответы на которые вы обязательно найдете в нашем пособии.
Казалось бы, что тут обсуждать – сели за компьютер и понеслась. Но обратите внимание на то, где вы сейчас сидите. С вами рядом есть родные и близкие, которые постоянно отвлекают? У вас есть специальное место для работы из дома или вы предпочитаете кухонный стол? А как сейчас работают из дома ваши коллеги и коллежанки?
Вот советы, которые мы взяли из Руководства для НКО: Как жить и работать в онлайне и которые помогут наладить работу во время пандемии COVID-19.
Для работы из дома важно обустроить отдельное место, где вам будет удобно находиться долгое время. Уберите вещи, которые мешают и не относятся к рабочему процессу. Выберите удобный стул – это 50% успеха и бодрого состояния.
И самое важное – проверьте, исправно ли работает интернет. Возможно, лучше подыскать новый тариф у интернет-провайдера.
Кстати, не забывайте про безопасность. У кого из сотруд_ниц находятся все пароли от сайта и рабочей почты? Вы знали, что лучше, если этой информацией владеет сразу несколько человек из команды? Сами понимаете – больничный, переход на новое место работы, поломка компьютера. Важно иметь запасной план.
А вот как безопасно передать пароли? Где лучше вести переписку про финансы, проекты, внутреннюю кухню и бухгалтерию? Ответы ищите в Главе I Менеджмент и НКО и Главе IV Документооборот и бухгалтерия.
Убедитесь, что вас никто не будет отвлекать. Попробуйте договориться с домочадцами заранее, о конкретном промежутке времени, когда вас лучше не беспокоить. Если не все родные понимают, чем же вы все-таки занимаетесь на работе, возможно пришло время поговорить. Или, как в детстве делали родители, – «взять их на работу».
Как договориться с родными и делить общее пространство – читайте в Главе V Управление персоналом.
А чтобы ваши онлайн-мероприятия прошли успешно – поможет Глава VI Менеджмент мероприятий. Здесь про актуальные площадки и платформы для онлайн-курсов, про то, как проводить интерактивные дискуссии, воркшопы и лекции и даже про то, как читать сайты на иностранных языках.
Очень простое правило, которое мы часто упускаем – составить план на день. Так вы сможете отслеживать свою нагрузку и видеть, что уже успели сделать. План поможет расставить приоритеты и не распыляться на разные задачи одновременно.
И не ставьте несколько звонков подряд – это отнимает энергию и превращает рабочий день в бесконечный поток разговоров. После чего логично возникает вопрос: «А работать когда?»
Как продуктивно работать в партнерстве с другими организациями? Как вовлекать волонтеров и волонтерок? Как сделать годовой отчет, который хочется читать? И как освоить платформы по созданию визуала и рассылок? Ответы на эти и другие вопросы легко найти в Главе II Коммуникация и партнерство в общественном секторе и Главе III Работа с волонтерами и волонтерками.
Придерживайтесь режима дня. Это важно для вашей продуктивности. Перерыв на обед и перекус, специальный час для ответа в мессенджерах и письма в почте – все это важно учитывать.
Кстати, вы пробовали когда-нибудь подсчитать все свои рабочие задачи? Возможно сейчас самое время разобраться и научиться разделять домашние дела и работу.
Иногда мы не замечаем, как самые несрочные дела забирают массу времени. В то время как срочные и важные – висят «над душой» и все никак не заканчиваются.
Или рабочие планерки. Из-за удаленной работы совершенно не хватает времени для общения и вдохновения. Теряется командный дух и собрать всех на общий созвон становится труднее.
В Главе V Управление персоналом вы найдете полезные советы и программы, для подсчета времени. А еще узнаете как и где быстро и продуктивно проводить рабочие планерки и в тоже время поддерживать командный дух.
Любая ситуация, пусть и не самая радостная, это процесс обучения. Мы предлагаем вам взглянуть на пандемию COVID-19 как на новые возможности и опыт. Согласитесь, если бы не эта удаленка, разве вы бы стали пользоваться Zoom или Jitsi Meet?
И как ни странно, все же этот опыт послужил серьезному переосмыслению инклюзивного подхода – теперь мероприятия могут быть доступны гораздо большему количеству человек, а жизненные обстоятельства не будут серьезным препятствием для работы хоть из другой точки мира.
Что использовать для мероприятий и встреч: Zoom, Jitsi Meet или Google Meet? Где отслеживать выполнение задач по проектам: Google Диск или Trello? Где вести коммуникацию с командой: Facebook, Telegram или Slack? Как сделать обучение интерактивным: Miro, Jamboard или Tricider?
Руководство для НКО: Как жить и работать в онлайне поможет вам сделать работу онлайн более эффективной и понятной. В нем собраны лучшие и уже проверенные онлайн-инструменты.
Руководство создано в рамках инициативы ПРООН по быстрому реагированию на вызовы, связанные с распространением COVID-19 в Беларуси.
